“Duitse AVG”: Gegevens van sollicitanten en ontslagen werknemers

Werkgevers moeten nauwgezet in acht nemen, dat sollicitanten en medewerkers moeten worden ingelicht, waarvoor gegevens worden gebruikt en hoe lang ze worden opgeslagen

“Duitse AVG”: Gegevens van sollicitanten en ontslagen werknemers

Wat medewerkers en sollicitanten naar een betrekking betreft laat de Europese richtlijn het aan de EU-lidstaten over, hoe deze de gegevensbescherming concreet regelen. In Duitsland was het een en ander reeds tevoren in het Bundesdatenschutzgesetz bepaald.

Wat werkgevers echter heden uiterst nauwgezet in acht dienen te nemen is, dat sollicitanten en medewerkers moeten worden ingelicht, waarvoor hun gegevens worden gebruikt en hoe lang ze worden opgeslagen. De betrokkenen hebben er recht op dat gegevens, die in hun bedrijf niet meer worden benodigd, ook daadwerkelijk worden gewist. Werkgevers zijn verplicht te bepalen en transparant te maken, vanaf welk tijdstip dit in hun bedrijf van toepassing is. En derhalve, aldus experts, zouden sollicitatiedossiers ook niet per e-mail binnen het bedrijf moeten worden doorgestuurd, want zo’n procedure maakt het wissen van zulke persoonsgegevens alleen maar extra moeilijk.

Problemen bij de handhaving

Bestaan hiervoor termijnen? Wel, hierover valt nauwelijks iets algemeen bindends te zeggen, want wettelijke termijnen zijn hiervoor in de “Duitse AVG” niet vermeld. De gegevens van sollicitanten mogen slechts zo lang worden bewaard, als deze voor de procedure in kwestie relevant zijn. Maar dit was ook tevoren al van toepassing. Als een werknemer het bedrijf verlaat, is de directie niet verplicht, diens gegevens per meteen te wissen. De collega zou immers nog aanspraak kunnen maken op resterende vakantiedagen of achteraf om een getuigschrift kunnen vragen. Of het bedrijf zou om de een of andere reden schadevergoeding kunnen invorderen.

Kunnen dit soort situaties problemen voor de handhaving van de nieuwe privacy-regels opleveren? Neem als voorbeeld een werknemer die zijn baas heeft bestolen. Weliswaar is hij gerechtigd te insisteren dat zijn gegevens na ontslag bij het bedrijf in kwestie worden gewist. Echter, zou de werkgever hieraan toegeven, zou deze werknemer zomaar bij een andere filiaal van de onderneming kunnen solliciteren, zonder dat zijn wangedrag bekend wordt. De werkgever heeft dus een gegrond belang, in dit geval de gegevens van de betrokkene zo lang mogelijk op te slaan, op zijn minst diens naam, geboortedatum en de reden voor het ontslag. Of zulk belang echter zwaarder weegt dan het recht van de gewezen collega op gegevensbescherming, is nog maar de vraag. Met deze materie zullen zich de komende jaren ongetwijfeld juristen bezighouden.

Heeft u vragen over de implicaties van de nieuwe privacy-regels in Duitsland, neem dan contact op met Dr. Romy Latka.

 

  • gepubliceerd : vrijdag, 10 augustus 2018