Zonder elektronische signatuur is een digitale inschrijving irrelevant

woensdag, 08 november 2017

Een elektronische inschrijving op een aanbesteding zonder dat deze, zoals in het bestek geëist, elektronisch is ondertekend, wordt beschouwd als niet ingeschreven

Zonder elektronische signatuur is een digitale inschrijving irrelevant

In Duitse aanbestedingsprocedures moet bij een elektronisch verstuurde offerte de vertrouwelijkheid door versleuteling van de gegevens worden gewaarborgd. Een elektronisch ingediende offerte zonder scheiding en versleuteling van de gegevens mag per definitie niet in aanmerking worden genomen.

Gescande documenten die bij een digitale inschrijving worden ge-upload, moeten voorzien zijn van een elektronische signatuur als dit is geëist in het bestek. Met deze uitspraak heeft het Oberlandesgericht Karlsruhe onlangs de beslissing van een gunningsinstantie gecorrigeerd.

Wat was er gebeurd? De instantie inzake gunningen (Vergabestelle) besteedde in het kader van een open aanbesteding bouwprestaties aan. Hierin werd geattendeerd op het feit dat in geval van elektronisch ingediende offertes alleen diegene in aanmerking zouden worden genomen die voorzien zijn van een elektronische handtekening. Bieder B, wiens offerte qua prijs boven op de lijst stond, had weliswaar naar eigen zeggen een succesvolle test met het gebruik van de elektronische signatuur doorlopen, maar was bij het indienen van de offerte via de aanbestedingsplatform van de bevoegde instantie ondanks ruggespraak met de telefoonservice van de platformuitbater uiteindelijk gestrand.

Inbreuk op veiligheidsstandaards

Om de termijn voor het indienen van biedingen alsnog waar te kunnen nemen, diende B zijn offerte voor afloop van de in de aanbesteding vermelde datum als bijlage in een e-mail zonder versleuteling van de gegevens in. Na afloop van de termijn slaagde B er dan toch nog in, zijn offerte, voorzien van een elektronische handtekening, ook op de aanbestedingsplatform up te loaden. Een uur later werden de offertes geopend. De Vergabestelle accepteerde de offerte van B. Maar een mededinger, die qua prijs op de tweede plaats stond, tekende hiertegen protest aan d.m.v. een verzoek om herkeuring. Dit verzoek werd door de Vergabestelle afgewezen. En hiertegen tekende de mededinger van bieder B verweer aan. Met succes?

Ja. Het Oberlandesgericht Karlsruhe is van mening dat een elektronische inschrijving op een aanbesteding zonder dat deze van een elektronische handtekening is voorzien, beschouwd dient te worden als niet ingeschreven, simpelweg omdat de vereiste vertrouwelijkheid door scheiding en versleuteling van de gegevens niet is gewaarborgd. Door het achteraf indienen van de elektronische offerte met versleuteling van de gegevens kan de voorafgaande inbreuk op de veiligheidsstandaards niet ongedaan worden gemaakt of gecorrigeerd.

Technische problemen bij het gebruik van internetcommunicatie kunnen altijd de kop op steken. Het is daarom raadzaam, zijn offerte zo tijdig mogelijk in te dienen. Mochten er dan technische problemen ontstaan, is er nog voldoende speling om ze op te vangen.    

Heeft u vragen over bouwrecht in Duitsland, neem dan contact op met Udo Croonenbrock.