Handelsagenten: De belangrijkste regelingen in een agentuurover-eenkomst

Wij krijgen regelmatig de vraag of er geen standaard agentuurcontracten zijn. Ik vraag mij af hoe u de volgende punten die beslist in een agentuurovereenkomst zuiver omschreven moeten worden, in een standaardcontract wilt onderbrengen.

1.
De afbakening van de agentuuropdracht

producten, rayon en klantenkring

Voor welke producten van uw bedrijf mag/moet de agent bemiddelen? Zijn dat alle producten of specifieke producten en/of productgroepen? Geldt deze afspraak voor alle potentiële klanten of wilt u segmenteren op basis van detailhandelsklanten, groothandel, industrie en/of key-accounts? Heeft u wellicht al bestaande klanten die vanuit Nederland worden bewerkt, en is het de bedoeling dat uw agent deze klanten wel of niet benadert en hij over de verkoop bij deze bestaande klanten ook provisie ontvangt, terwijl hij deze niet heeft geacquireerd? Wilt u aan de agent exclusiviteit voor geheel Duitsland verstrekken (NOOIT doen!), over een deelstaat of een rayon of wilt u b.v. zelf ook via e-commerce- activiteiten de Duitse markt bewerken en is het de bedoeling dat de agent provisie over deze omzet ontvangt? Als u exclusiviteit verstrekt, hoe wilt u omgaan met situaties waarin een agent een klant heeft geworven die in het exclusieve gebied van een andere agent is gevestigd? Betaalt u dan dubbel provisie uit? Gelden de afspraken ook voor (reserve) onderdelen, servicecontracten en vervolgopdrachten als het gaat om gebruiksmateriaal, updates etc?

2.
Provisie van de agent

Hoe hoog is de provisie, wat is de berekeningsgrondslag, inclusief/exclusief MwSt, inclusief/exclusief verpakkings-, transport- en verzekeringskosten? Geldt de provisiehoogte ook voor het geval de agent met de klant een korting overeenkomt? Dient in dit geval de provisie van de agent evenredig te worden gekort? Wat is er aan de hand als de agent een opdracht heeft bemiddeld die de principaal niet wil of kan accepteren? Hoe wordt de provisie berekend als niet 100% van de order wordt geleverd en het factuurbedrag lager is dan het orderbedrag? Wanneer heeft de agent recht op uitbetaling van de provisie: bij het indienen van de order, bij de acceptatie van de order door de principaal, bij de uitlevering van de order, bij de betaling van de order en in welk geval heeft hij recht op een voorschot en hoe wordt de hoogte van het voorschot berekend? Hoe wordt de maandelijkse afrekening opgesteld en wat houdt deze afrekening allemaal in? Hoe kan de agent controleren of de provisie juist is berekend? Wat is er aan hand als de klant niet of slechts gedeeltelijk betaalt? Is de principaal verplicht om een gerechtelijke incassoprocedure op te starten om de betaling te innen en daarmede de provisie voor de agent veilig te stellen? Kan de agent voor het geval de principaal dit weigert zelf een incassoprocedure opstarten en is in dit geval de principaal verplicht, zijn vordering op de afnemer aan de agent te cederen?

3.
Rechten en plichten van de agent

Dient de agent alleen te bemiddelen of moet hij ook andere activiteiten ontwikkelen zoals het opstellen van Duitse brieven, het ontwerpen en redigeren van Duitse folders, het houden van voorraden, uitvoeren van technische dienst, medewerking op beurzen en tentoonstellingen (zo ja wie betaalt de hotel- en verblijfskosten), moet hij de schappen bij de klanten onderhouden (Regalpflege), en hoe staat het met klachtenbehandeling, inwinnen van kredietinformatie en incasso van onbetaalde rekeningen? Moet de agent melden als hij/zij met vakantie gaat en hoe staat het bij ziekte van de agent, moet hij dit melden, mag hij derden voor het uitvoeren van zijn werkzaamheden inzetten en zo ja, moet u die persoon goedkeuren of kan de agent zelf bepalen wie uw bedrijf vertegenwoordigt? Is de agent verplicht u over ontwikkelingen in de markt te informeren, zo ja, op welke wijze, hoe vaak en hoe uitgebreid?
Let op! Hoe meer verplichtingen omtrent zijn manier van functioneren u aan de handelsagent oplegt, hoe groter de kans dat deze niet meer als zelfstandige ondernemer maar als werknemer wordt beschouwd, met alle gevolgen van dien.

Wordt vervolgd.


Meer weten over agentuur- en distributieovereenkomsten? Neem contact op met Gisela Surmann, Cathrin van den Hurk of Torsten Viebahn.

  • gepubliceerd : Dienstag, 12 Oktober 2010